Artikel blog ini merupakan kelanjutan dari artikel blog Tips Manajemen Waktu yang Efektif agar Hidup Lebih Bermakna (Part 1) . Artikel blog ini dibuat dengan harapan agar kita bisa menjadi pribadi yang semakin menghargai dan memanfaatkan waktu dengan baik dalam berbagai bidang kehidupan🙏🏻.
Jika artikel blog sebelumnya membahas tips nomor 1-20, maka artikel ini membahas tips nomor 21-40:
21. Manajemen rapat kerja yang efektif
- Dimulai tepat waktu dan tidak ditunda
- Jadikan setiap rapat unik. Misal, menentukan waktu rapat yang tidak biasa, misal 09.45, orang akan lebih memperhatikannya, atau desain ruangan yang lebih kekinian
- Waktu terbaik untuk mengadakan rapat adalah pagi hari
- Camilan bisa disajikan sebelum rapat dimulai
- Gabungkan rapat-rapat yang saling berkaitan
- Siapkan handout , mencatat hanya tambahan saja
- Jika rapat cenderung membosankan dan bertele-tele, bisa dicoba rapat sambil berdiri agar lebih to the point
- Beri hukuman bagi peserta rapat yang datang paling akhir untuk menjadi penanggung jawab notulen rapat berikutnya
- Setiap rapat harus menghasilkan keputusan yang disepakati bersama demi mencapai tujuan yang spesifik
22. Pulang dari bekerja
- Bersihkan dan rapikan ruangan kerja semampunya
- Membuat daftar tugas untuk keesokan harinya
- Isi bahan bakar kendaraan agar keesokan paginya energi kita tidak habis akibat mengantre saat mengisi bahan bakar
- Jangan membawa masalah pekerjaan ke rumah
23. Balaslah chat, panggilan telepon, komentar atau pesan di media sosial
- Tentunya jika dirasa penting dan memberikan timbal balik yang positif
- Balaslah di waktu yang paling tidak produktif dan saat luang. Misal: sore hari
24. Berdiri saat menelepon ternyata lebih efektif
- Penelitian dari University of Southern California, AS, menemukan bahwa informasi akan lebih cepat 5-20 persen diproses oleh otak ketika sedang berdiri
- Berdiri selama 30 menit merupakan olahraga yang tidak disadari, bisa membakar sekitar 100 kalori, setara berlari sejauh 1,5 km
- Thomas Jefferson (Presiden AS ke-3), Ernest Hemingway (novelis dan wartawan), dan Winston Churchil (Perdana Menteri Britania Raya tahun 1940-1945) adalah beberapa tokoh dunia yang menelepon dan juga bekerja sambil berdiri
25. Belilah headset telepon untuk telepon kantor dan pribadi anda, serta hands-free saat mengemudikan mobil atau motor, sehingga kedua tangan bisa dialihfungsikan untuk mencatat atau mengerjakan tugas lain. Ini yang dinamakan multitasking yang efektif'
26. Cobalah meluangkan waktu untuk membaca buku dan menulis hal-hal yang bermanfaat
- Kedua aktivitas itu bisa mencerdaskan otak kiri dan kanan, serta memunculkan ide-ide baru tak terduga
- Jika otak terasah, tentunya baik untuk meningkatkan produktivitas dan bagus untuk mengisi waktu agar lebih efektif
27. Perjalanan jauh
- Carilah maskapai penerbangan, travel, dan hotel yang anda sukai dan jadilah pelanggan setia mereka. Semakin terbiasa dengan servis perusahaan tersebut, semakin anda menghemat waktu, dan siapa tahu anda juga mendapatkan diskon besar dan hadiah tak terduga
- Membawa tas tangan atau tas punggung (bukan travel bag) yang tidak perlu dibagasikan dapat menghemat waktu 20 menit pada tiap penerbangan dan waktu tersebut bisa digunakan untuk hal lain
- Jika anda pergi ke luar negeri, periksalah pergerakan jalur-jalur pemeriksaan pabean
- Produktivitas dan efektivitas kerja para agen kepabeanan berbeda-beda, maka waktu tunggunya pun bisa berbeda juga. Jalur yang lebih pendek tidak selalu merupakan jalur yang tercepat
- Tempat duduk terbaik di pesawat adalah 5 deret pertama dari depan
(jika pesawat penuh), maka ketika keluar pun bisa menghemat waktu 10
menit daripada penumpang di deret belakang
- Pelajari hal-hal baru, termasuk saat penerbangan
- Jika berencana untuk menggunakan provider layanan internet lokal di tempat tujuan, maka mintalah nomor-nomor yang diperlukan di tempat tujuan agar mudah melakukan koneksi internet di tempat tujuan
- Perhatikan frekuensi ponsel apakah bisa digunakan di luar negeri (negara tujuan)
28. Kebiasaan rutin
- Jika makan di luar, makan sianglah lebih awal pada pukul 11.00 atau sedikit lebih telat pukul 13.00 untuk menghindari antrean. Antrean yang terlalu panjang bisa membuang-buang waktu dan mood kurang baik. Apalagi antrean panjang umumnya mengakibatkan servis pelaku usaha yang mengalami penurunan
- Manfaatkan teknologi informasi untuk meminimalisir antrean dan datang langsung, misal pesan online, Mobile Banking, dan sebagainya
- Rapikan setiap barang di tempat yang mudah terjangkau karena ketika kita mencari barang yang lupa di mana menyimpannya, maka bisa menghabiskan waktu sekitar 10 menit sehari. Jika itu dilakukan selama seminggu saja sudah membuat hilang waktu 70 menit
29. Waktu luang
- Agar kebugaran tubuh terjaga, pikiran segar dan terhindar dari stres, luangkan waku untuk berolahraga ringan seperti senam atau berjalan kaki sambil berjemur pagi juga. Hal ini penting untuk meningkatkan produktivitas kerja dan mengefektifkan waktu juga
- Jika anda merasa sangat lelah dan tertekan, cobalah teknik relaksasi berikut:
a. Sisihkan waktu untuk melihat dan mengamati suatu benda (batang pohon, bentuk awan, dan lain-lain)
b. Tarik napas dalam-dalam dengan perlahan dan lepaskan.
c. Lakukan selama 15 menit, maka akan terasa lebih nyaman
30. Berlatihlah menggunakan kedua tangan dan kaki agar sama-sama kuat
- Misal, kekuatan utama tangan kanan, coba mengangkat barbel untuk tangan kanan 2 kali dan tangan kiri 3 kali. Kalau anda kidal berarti dibalik
- Untuk kaki, coba berlatih menendang bola, kalau kekuatan utama kaki kanan, maka yang lebih diintensifkan menendang bola dengan menggunakan kaki kiri. Kalau anda kidal dibalik
31. Mencoba mendisiplinkan diri berlatih sesuatu yang baru sampai mahir
- Coba berlatih/kursus piano, menyanyi, berenang, membaca cepat, public speaking, dan sebagainya
- Dengan mendisiplinkan diri berlatih sesuatu, maka anda akan terbiasa memiliki perencanaan waktu yang baik, memiliki banyak kemampuan, dan bisa diterapkan untuk kegiatan lainnya
32. Terkadang melamun dan berimajinasi itu perlu
- Ide-ide baru seringkali ditemukan saat melamun dan berimajinasi
- Bayangkan diri anda mengembara ke jalan-jalan yang anda kenal maupun jalan asing
33. Mengambil hikmah dari hal-hal yang tidak disenangi
- Misal mengantre panjang. Bagi banyak orang, mengantre lama adalah hal yang membosankan dan dihindari. Padahal jika ditelaaah, mengantre saat berdiri selama 30 menit ternyata bisa membakar 47 kalori. Apalagi jika sambil mengobrol hal-hal yang positif dengan sesama pengantre, tentunya membuat waktu tidak terbuang tercuma dan justru sebaliknya, ada hal-hal positif yang dipelajari dari mengantre, serta tentunya tidak terasa dengan lamanya antrean itu
- Kemacetan lalu lintas. Bagi banyak orang, kemacetan lalu lintas saat pulang kerja adalah hal yang bisa membuat stres. Ada orang yang mampu mengendalikan stres secara positif atau disebut eustress, ada juga orang yang tidak mampu mengendalikan stres, sehingga menjadi pikiran negatif, ditambah mengingat hal-hal negatif lainnya (misal masalah pekerjaan atau rumah tangga), menjadi akumulasi stres, biasa disebut distress. Jika dibiarkan, bisa depresi. Sopir yang sering agresif, bar-bar, dan emosian, bisa jadi masuk ke tahap distress. Berbeda dengan distress, eustress bisa dikatakan mencari sisi positif dari hal-hal yang tidak disenangi. Jika faktor pencetusnya adalah kemacetan lalu lintas, maka sebisa mungkin dibuat happy, seperti mendengarkan musik, bernyanyi, sesekali main ponsel (hanya ketika macet total), mengobrol ringan dengan penumpang, memakan camilan, dan minum air putih. Tentunya sambil berpikir ke depannya apakah kemacetan itu dapat dihindari atau tidak
34. Lakukan sesuatu yang positif saat menunggu agar waktu tidak terbuang percuma, misal membaca koran atau buku, berdoa, menulis, menonton berita yang sedang viral, mengecek ponsel, mengobrol hal-hal yang bermanfaat, atau istirahat sejenak jika dirasa lelah
35. Membereskan rumah
- Membuat jadwal beres-beres rumah secara keseluruhan minimal sebulan sekali
- Niatkan membereskan rumah sambil berolahraga juga sehingga tidak akan terasa berat
- Membereskan rumah berarti membuat rumah terlihat lebih rapi di semua sisi, bukan memindahkan berantakan
- Membereskan barang-barang untuk dikembalikan pada tempatnya, menyortir barang (ada yang dipertahankan, disedekahkan, dijual ke loak, atau dibuang jika tidak layak)
- Merapikan halaman dan taman rumah
- Ketika terbiasa membereskan rumah, maka risiko menimbun barang, memunculkan sarang binatang, dan membiarkan barang kedaluwarsa bisa diminimalisir
36. Membersihkan rumah
- Membuat jadwal bersih-bersih rumah secara keseluruhan minimal sebulan sekali, terpisah dari aktivitas membereskan rumah
- Membersihkan area dalam, seperti kamar pribadi, kamar mandi, ruang keluarga, ruang makan, ruang tamu
- Membersihkan kulkas
- Membersihkan area luar seperti menyapu halaman
- Gunakan alat penyedot debu, sapu, lap pel, karbol, dan sebagainya
- Ketika terbiasa membersihkan rumah, maka risiko serangan hama pengganggu dan perusak seperti kecoa,nyamuk, tikus, tungau, sampai ular dapat diatasi
37. Hindari hal-hal yang mendistraksi pekerjaan utama seperti bermain media sosial (kecuali berkaitan dengan pekerjaan seperti endorse dan bisnis online), menonton sinetron/sepak bola, bermain gim, dan sebagainya. Kegiatan tersebut bisa dilakukan saat waktu luang
38. Waspada dengan multitasking
- Sesekali multitasking itu bagus untuk menyelesaikan berbagai aktivitas secara bersamaan dan melatih kita untuk lebih gesit dalam raktivitas. Tentunya menghemat waktu juga
- Tetapi multitasking secara berlebihan dan terus-menerus justru tidak baik karena bisa menimbulkan stres dan pasti ada saja hasil pekerjaan yang kurang optimal. Niat hati ingin menghemat waktu justru malah membutuhkan waktu yang lebih panjang karena otak bekerja lebih keras
39. Hindari begadang
- Seringkali seseorang memilih begadang untuk menuntaskan pekerjaan daripada ditunda esok harinya dengan alasan sudah deadline . Apalagi jika tugas tersebut dipresentasikan esok hari. Konsekuensinya, saat melakukan presentasi menjadi tidak optimal karena kelelahan atau malah jatuh sakit sebelum presentasi
- Perlu perencanaan waktu yang baik. Misal tugas tersebut memiliki deadline seminggu. Maka, sebisa mungkin di hari kedua sudah mulai dikerjakan secara bertahap
- Selalu berkomunikasi dan sharing dengan teman yang memiliki tugas yang sama dan terbiasa mengerjakan tugas dengan baik dan tepat waktu (bukan teman pemalas) setidaknya menjadi penyemangat yang baik
40. Memiliki sumber inspirasi dan mentor
- Tokoh publik idola yang memiliki kesamaan passion, profesi, dan keilmuan
- Bisa dari atasan kita atau mungkin rekan kerja sendiri yang sering menjadi teladan. Perlu berkomunikasi dan sharing lebih intens dengan mereka agar ketularan sukses serta memiliki manajemen waktu yang efektif
- ATM (Amati, Tiru, dan Modifikasi)
Tulisan ini juga sebagai self-reminder agar bisa lebih menghargai waktu ke depannya dengan manajemen waktu yang lebih efektif (sumber: pendapat pribadi penulis dan buku karya Sarah Thompson yang berjudul "225 Kiat Efektif Manajemen Waktu untuk Meraih Prestasi Hidup Maksimal").
Silakan mampir juga ke blog saya yang kedua (tentang kesehatan & kemanusiaan, full text english), ketiga (tentang masalah & solusi kelistrikan), dan keempat (tentang hewan peliharaan). Semoga bermanfaat. Terima kasih. Berikut link-nya:
